Les entreprises cherchent constamment à améliorer leurs processus de gestion de l’information. Deux solutions numériques, la Gestion Électronique des Documents (GED) et le Système d’Archivage Électronique (SAE), sont souvent mises en avant pour répondre à ces besoins. La GED facilite la création, le stockage et la diffusion des documents au quotidien, tandis que le SAE assure la conservation sécurisée et à long terme des archives importantes.
Ces technologies jouent un rôle fondamental dans l’efficacité professionnelle. La GED optimise la collaboration en permettant un accès rapide aux documents, tandis que le SAE garantit la conformité réglementaire et la préservation des informations sensibles. Comparer ces deux systèmes permet de mieux comprendre leurs avantages respectifs et leur impact sur les organisations.
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Plan de l'article
Qu’est-ce que la GED et le SAE ?
Gestion Électronique des Documents (GED)
La gestion électronique de documents est un logiciel permettant de traiter tous types de documents, de leur réception à leur archivage. Elle facilite le stockage, l’accès et la distribution des informations au sein d’une organisation. La GED optimise les processus d’affaires en permettant un accès rapide et sécurisé aux documents, réduisant ainsi les coûts de gestion et augmentant l’efficacité opérationnelle.
Système d’Archivage Électronique (SAE)
Le système d’archivage électronique vise à préserver les documents de l’entreprise et à sécuriser leur accès conformément à la norme d’archivage NF Z 42-013. Contrairement à la GED, le SAE confère une valeur probatoire aux documents dématérialisés, garantissant leur authenticité et leur intégrité sur le long terme. Le SAE réduit les coûts liés à l’usage du papier en sécurisant les documents dématérialisés et en facilitant leur conservation pérenne.
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- GED : traitement et gestion des documents courants.
- SAE : archivage sécurisé et probatoire des documents.
Les solutions de gestion électronique et d’archivage électronique offrent des avantages complémentaires. Tandis que la GED améliore la collaboration et l’efficacité quotidienne, le SAE assure la conformité réglementaire et la conservation des informations critiques. L’adoption conjointe de ces technologies permet une gestion optimisée et sécurisée des flux documentaires au sein des organisations.
Avantages et usages de la GED
Optimisation des processus d’affaires
La gestion électronique des documents (GED) joue un rôle central dans l’optimisation du business process management (BPM). En automatisant les processus d’affaires, la GED permet de réduire les erreurs humaines et d’accélérer le traitement des informations. Les workflows sont ainsi plus fluides, favorisant une prise de décision rapide et éclairée.
Réduction des coûts
La GED réduit significativement les coûts de gestion de la facturation et d’autres processus administratifs. En dématérialisant les documents et en automatisant les tâches répétitives, les entreprises diminuent leurs dépenses liées à l’impression, au stockage physique et à la gestion manuelle des documents.
Facilitation de la collaboration
La GED facilite l’échange de données entre les collaborateurs, permettant ainsi une meilleure communication et une collaboration plus efficace. Les documents sont accessibles en temps réel, ce qui élimine les délais associés à la recherche et au partage de fichiers papier.
Respect de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE)
En adoptant la GED, les entreprises contribuent à la responsabilité sociétale des entreprises (RSE), notamment en réduisant leur empreinte écologique. La dématérialisation des documents limite l’usage du papier et les besoins de stockage, alignant ainsi les pratiques de gestion documentaire sur des objectifs de développement durable.
- Optimisation des processus d’affaires
- Réduction des coûts
- Facilitation de la collaboration
- Respect de la RSE
Avantages et usages du SAE
Préservation et sécurité des documents
Le système d’archivage électronique (SAE) se distingue par sa capacité à préserver les documents de l’entreprise et à sécuriser leur accès. Conformément à la norme NF Z 42-013, le SAE confère une valeur probatoire aux documents dématérialisés, garantissant leur authenticité et leur intégrité dans le temps.
Réduction des coûts
En adoptant le SAE, les entreprises réalisent des économies significatives en réduisant les coûts liés à l’usage du papier. La dématérialisation des archives permet de limiter les frais de stockage physique et de gestion manuelle des documents. Les gains en termes de productivité et de réduction des espaces de stockage sont notables.
Conformité réglementaire
Le SAE assure la conformité aux exigences légales et réglementaires en matière d’archivage. En garantissant la traçabilité et la sécurisation des documents, il permet aux entreprises de répondre aux obligations de conservation et de production d’informations en cas d’audit ou de contrôle.
Accessibilité et partage des informations
Grâce au SAE, les documents archivés sont facilement accessibles et peuvent être partagés en temps réel entre les différents services de l’entreprise. Cette accessibilité favorise une meilleure gestion de l’information et une collaboration plus efficace entre les collaborateurs.
- Préservation et sécurité des documents
- Réduction des coûts
- Conformité réglementaire
- Accessibilité et partage des informations
Différences et impact professionnel
Différences entre GED et SAE
La gestion électronique des documents (GED) et le système d’archivage électronique (SAE) répondent à des besoins distincts. La GED se concentre sur la gestion dynamique des documents, facilitant leur création, modification et partage. Elle optimise les processus d’affaires grâce à l’automatisation et réduit les coûts de gestion de la facturation. En revanche, le SAE vise à préserver les documents de manière durable et sécurisée, conférant une valeur probatoire aux documents dématérialisés, conformément à la norme NF Z 42-013.
Impact sur le marché de la dématérialisation
Le marché de la dématérialisation connaît une croissance significative. Selon Xerfi, ce secteur atteindra un chiffre d’affaires de 9,5 milliards d’euros en France d’ici 2024, avec une hausse prévisionnelle annuelle de 5,3 %. Cette évolution s’explique par plusieurs leviers : la révolution numérique, l’optimisation des processus métiers, et les obligations réglementaires de conservation des documents.
Impact professionnel
L’adoption de la GED et du SAE transforme le quotidien des professionnels. La GED améliore la collaboration en facilitant l’échange de données entre les collaborateurs et en automatisant les processus d’affaires. Le SAE, quant à lui, renforce la sécurité documentaire et assure la conformité réglementaire, réduisant les risques juridiques liés à la gestion des archives. Les entreprises qui intègrent ces technologies bénéficient d’une meilleure gestion de l’information, d’une réduction des coûts et d’une amélioration de leur productivité.
